Espacios optimizados: un nuevo paradigma para UTalca
En el corazón del Valle del Maule y rodeada por las Cordilleras de Los Andes y de la Costa, se encuentra la Universidad de Talca (UTalca), una institución regional y pública referente de la educación superior en Chile. Desde 1981 y a lo largo de los años, UTalca ha crecido y consolidado su posición como un referente de la educación superior pública y sin fines de lucro.
Cuenta con cinco campus, estratégicamente distribuidos en las regiones del Maule, Libertador Bernardo O'Higgins y Metropolitana, albergando más de 8.500 estudiantes.
En su constante búsqueda de la excelencia, UTalca decidió implementar en sus campus el producto Darwin para optimizar la asignación de los espacios físicos y automatizar un proceso que históricamente solía ser arduo y de gran complejidad.
Antes de Darwin: desafíos y limitaciones
La asignación de los espacios físicos era una ardua tarea para los equipos operativos de los distintos campus. La cantidad de salas y cursos impartidos en las sedes más grandes dificultaba una asignación eficiente de los espacios, haciendo que los equipos tuvieran que realizar esta labor manualmente, con una gran cantidad de horas de trabajo y un alto riesgo de cometer errores al momento de realizar la asignación. Adicionalmente, los problemas de capacidad de la infraestructura en ciertos bloques horarios se descubrían demasiado tarde, generando complicaciones adicionales.
Así, la falta de una visibilidad temprana en la disponibilidad de los espacios, dificultaba la toma de decisiones y la realización oportuna de ajustes o cambios en los horarios, impactando negativamente el desarrollo de las actividades académicas, y generando inconvenientes tanto para el personal administrativo como para los estudiantes
¡Momento del cambio! Conscientes de la necesidad de optimizar este proceso, UTalca evaluó múltiples alternativas de solución, seleccionando finalmente a Foris y su producto Darwin, por su experiencia comprobada en numerosas universidades, la robusta oferta de valor del producto y el alto potencial de aprovechamiento de las otras herramientas de Foris Cloud Education Suite.
Implementación de Darwin
Se llevó a cabo en cuatro campus de la Universidad: Lircay, Curicó, Pehuenche y Santiago. El equipo de implementación estuvo conformado por el encargado de asignación de salas, el dependiente y el jefe del Departamento de Gestión Curricular y varios representantes de la Dirección de Tecnologías de la Información. El proyecto se inició en octubre de 2021 con un plan detallado de implementación, que incluyó sucesivas capacitaciones al equipo de Gestión Curricular y a la Dirección de Tecnologías de la Información.
En paralelo, la Universidad trabajó internamente en recopilar los datos necesarios para alimentar Darwin, y tras realizar pruebas en conjunto en distintos escenarios y evaluar sus resultados, el proyecto salió a producción la primera semana de marzo del 2022. Por su parte, la Dirección de Gestión Curricular desarrolló procedimientos prácticos que apoyaron a los administradores de los campus, permitiéndoles utilizar el sistema de manera sencilla y alcanzar los resultados deseados. Esta medida fue implementada para simplificar el manejo de Darwin, ya que ofrece un amplio abanico de opciones para su configuración, las cuales deben ser evaluadas y ajustadas a la realidad de la Universidad.
Resultados notables
- UTalca pudo realizar la simulación de múltiples escenarios y tomar decisiones informadas para adoptar la mejor solución.
- Darwin permitió reevaluar la construcción de una nueva infraestructura, al ser capaces de incorporar espacios previamente reservados para otras actividades, como auditorios y salones ejecutivos, poniéndolos a disposición de la planificación Académica.
- Se identificaron los bloques horarios más demandados, así como otros con infraestructura subutilizada, habilitando a la Universidad para evaluar posibilidades de cambio de horarios para ciertos cursos, maximizando así el uso de los espacios disponibles.
- Darwin facilitó la automatización del proceso de asignación de salas y la capacidad de realizar simulaciones bajo diferentes supuestos.
Optimización y expansión tecnológica
Gracias a la implementación de Darwin, la Universidad logró optimizar la asignación de los espacios físicos en los cuatro campus, ahorrando tiempo y recursos. La automatización de este proceso habilitó a la institución para tomar decisiones estratégicas y mejorar la eficiencia en el uso de los espacios disponibles.
La Universidad de Talca continúa su camino hacia la excelencia, expandiendo ahora la implementación de Darwin a sus campus Linares y Colchagua, explotando al máximo las herramientas tecnológicas para brindar una educación de mayor calidad a sus estudiantes.