Gestión eficiente: red de apoyo para el éxito estudiantil
imagen- Universidad de la costa.
La Universidad de la Costa históricamente ha invertido muchos esfuerzos para apoyar el éxito de sus estudiantes y promover la graduación oportuna. El desafío no ha sido la existencia o no de estrategias de acompañamiento, sino la eficiencia en la aplicación de las mismas.
El problema se centraba en que la Universidad no lograba identificar manualmente las variables críticas para los diversos perfiles de estudiantes, lo que resultaba en la aplicación de intervenciones ineficientes.
Se desperdiciaban recursos aplicando estrategias a estudiantes que en realidad requerían otros tipos de apoyo, y al mismo tiempo, la entrega del apoyo estaba limitada por el tiempo de los integrantes del departamento de bienestar estudiantil.
Una medida implementada anteriormente, fue un call center con veinte personas para monitorear la satisfacción de sus estudiantes, lo cual no fue suficiente para contribuir efectivamente a la permanencia.
La Universidad decidió cambiar su planteamiento frente al éxito y bienestar estudiantil, transformando tecnológicamente los procesos y aplicando nuevas estrategias como: convertir a los docentes de tiempo completo en mentores como parte del acompañamiento de los estudiantes de primer y segundo semestre, siendo un complemento para el Departamento de Bienestar y formando una red de apoyo firme alrededor del estudiante.
Como parte de la estrategia, también decidió implementar Stella, nuestra herramienta de IA para conocimiento y caracterización de estudiantes, y así facilitar la gestión de las estrategias de acompañamiento. Todos los docentes fueron conectados directamente con sus estudiantes a través Stella, dado que la herramienta no solo generaba alertas automáticas cuando detectaba un patrón de comportamiento riesgoso del estudiante, sino también le otorgaba al docente una visión 360° y en línea sobre sus alumnos (notas, asistencia, becas, historial de atenciones, comentarios del equipo, etc.).
A cada docente se le asignó entre 8 y 10 estudiantes de los primeros dos semestres, para guiarlos en su ingreso y conocer las fortalezas y debilidades que podían tener dentro y fuera del aula.
Los pilares de la metodología de acompañamiento
1. Red de apoyo alrededor del estudiante
El equipo de bienestar estaba conformado por expertos en realizar las intervenciones específicas para cada estudiante y acompañarlo en las distintas eventualidades durante sus estudios. Sin embargo, las personas no eran suficientes para brindar apoyo inicial a todos durante su primer año de estudios. Por eso, la decisión fue incluir a quienes están más cerca de ellos en la Universidad: los docentes.
Surgió entonces la iniciativa de no ampliar simplemente el equipo de Bienestar, sino formar una red de personas alrededor del estudiante, integrando a los docentes en el proceso de acompañamiento en función de mejorar el bienestar y éxito de los estudiantes.
Lo anterior, apalancado de la tecnología de Stella, que permitía articular una metodología para direccionar mejor a los estudiantes más riesgosos y apuntara a aumentar el bienestar de todos
2. Crear una cultura de retención
Con las nuevas estrategias se introdujo una cultura de retención, donde todos eran responsables de garantizar una buena experiencia de servicio hacia el estudiante y acompañarlo en todos sus procesos hasta lograr su meta: finalizar con éxito sus estudios universitarios.
El Departamento de Bienestar junto a los docentes lograron 33.873 atenciones a 8.812 estudiantes..
3. Registro de intervenciones: Individuales y masivas
En Stella se registraron y centralizaron los resultados de todas las intervenciones:
- Seguimiento de docentes.
- Tutorías o talleres.
- Acciones de acompañamiento específicas.
De esta manera se dejaba registro y evidencia de las estrategias y se podía medir su impacto. Además, se estandarizaron los procedimientos generando una mejora continua y más efectividad en el proceso de retención.
Resultados y métricas
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Efectividad en la predicción: 4 de cada 5 estudiantes que desertan fueron pronosticados por Stella como riesgo medio o alto. (Un 78.6% de asertividad en la predicción).
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Efectividad en las acciones:- Los estudiantes con acompañamiento tienen 13 puntos porcentuales menos de deserción que los que no la recibieron.- Las acciones pueden llegar a reducir la deserción del 32% a un 12% en estudiantes nuevos atendidos. (Ej. Acción - Jornada de inducción).
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Mejora continua: en el 2022-1 las acciones redujeron la deserción en 8 puntos porcentuales mientras que en el 2022-2 fue de 13 puntos porcentuales.
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Persistencia: el promedio de deserción de las universidades durante la pandemia aumentó 7 puntos porcentuales, mientras que la CUC disminuyó 3 puntos porcentuales en este mismo periodo.
El resto de universidades perdió 4 estudiantes más de cada 100 comparada con la CUC. (Cifras del MEN).