La inundación que marcó el camino hacia la Transformación Digital en Unisabana
En 2011, la Universidad de la Sabana (Colombia) se vio afectada por una inundación en su campus, que resultó en considerables pérdidas tanto en infraestructura como en documentación, afectando el desarrollo normal de las clases y las operaciones académicas. Tenían tres meses para recuperar todos los daños ocasionados, y el éxito sólo sería posible mediante el trabajo en equipo de todas las personas de la universidad. Todos se dedicaron por completo a la reconstrucción de los servicios académicos, lo que implicó realizar cambios importantes en la gestión interna y estratégica. Uno de estos cambios significativos fue la migración de sus datos a la nube, con el fin de prevenir que eventos como la inundación volvieran a afectar internamente, tal como sucedió en esa ocasión.
La estrategia
Iniciaron definiendo tres pilares fundamentales:
- Asegurar el aprendizaje.
- Implementar nuevos modelos de gestión.
- Garantizar la calidad del servicio, fortaleciendo la mejora continua de todos los procesos.
Para lograrlo, adoptaron un enfoque analítico para tomar decisiones fundamentadas en datos y sustentar cada una de sus acciones futuras.
El enfoque principal hacia la optimización de procesos buscaba garantizar la calidad del servicio y un valor agregado al estudiante desde su ingreso hasta su graduación, preparándolo para su inserción exitosa en el campo laboral.
IA como apoyo a la buena experiencia
Como parte de su proceso de transformación digital, la Universidad de la Sabana se propuso mejorar la eficiencia en su infraestructura física, debido a los numerosos re-procesos en la asignación de salas, así como el trabajo manual y repetitivo realizado por las facultades, dado que las unidades académicas dedicaban gran cantidad de tiempo a la gestión de horarios y solicitaban una mayor disponibilidad de espacios físicos. Sin embargo, al realizar supervisión de la infraestructura, se percataban que las salas de clases estaban desocupadas.
Como parte del nuevo enfoque de gestión, en 2014 la Universidad tomó la decisión de implementar Darwin, una herramienta con motores de IA diseñados para optimizar la infraestructura y apoyar el crecimiento de la demanda, garantizando una mejor experiencia tanto para estudiantes como para docentes.
¡Adiós a los problemas! "Con Darwin se eliminaron los procesos manuales y finalmente ha sido posible asignar 96% de planta física". Sandra Giraldo - Jefe de Innovación y Desarrollo Tecnológico.
Los principales factores de éxito identificados en la implementación de Darwin fueron:
Gobierno y patrocinio
La transformación digital debía estar liderada por las autoridades de la Universidad, quienes tenían una visión integral de los objetivos y podían lograr el éxito mediante la colaboración de las distintas unidades. Se encargaron de escuchar las experiencias de las personas, analizaron los procedimientos y los resultados, y desarrollaron un plan de acción en colaboración con Foris, elaborando un roadmap del proyecto adaptado a las necesidades de la institución. El objetivo fue facilitar el acceso a planes de estudio, historiales académicos, disponibilidad de profesores y otros recursos relevantes. Esta información era extraída del sistema académico de la universidad (SIS) y luego era integrada a Darwin, generando indicadores para las facultades con tableros de control que ofrecían una visión completa de los datos, lo que enriquecía el proceso de toma de decisiones.
Vivir la transformación digital significa aprovechar las oportunidades que se identifican para desarrollar las estrategias y retos que permite a la Universidad el logro de sus mas altos objetivos.
Análisis institucional
La implementación de Darwin ha permitido a la Universidad consolidar sus datos, lo que ha facilitado el análisis de la capacidad de las aulas o el tamaño de los grupos, contribuyendo a una planificación académica más eficiente.
Los directivos, en colaboración con las facultades, han dado los primeros pasos hacia la optimización de los espacios. Esto implica que han establecido puntos de control y planes de acción basados en la información recopilada de todos los programas académicos. De esta manera, pueden realizar ajustes necesarios en las mallas curriculares y obtener información de alta calidad que respalde la toma de decisiones.
Hicieron un análisis de todos los cargos de las unidades académicas, definiendo el rol que desempeñarían, para evaluar quienes debían incorporarse a cada uno de los procesos y poder garantizar el éxito del proyecto.
Cultura
Los cambios al principio son complejos ya que implican transformar la cultura organizacional para lograr resultados de alto impacto.
Es crucial que estos cambios estén respaldados por las autoridades de la Universidad, quienes deben actuar como influenciadores y motivadores del cambio. Deben destacar tanto las dificultades inherentes al proceso como los beneficios que se obtendrán al final del camino.
La Universidad dio a conocer a todos los involucrados las dificultades existentes y mostró el impacto que es posible lograr con la integración de nuevas tecnologías apalancadas por las estrategias institucionales.
Para respaldar a los docentes en el proceso de transformación, fue fundamental contar con el apoyo de la vicerrectoría. Su rol consistió en no imponer el antiguo modelo de trabajo, sino en motivar y concienciar a los docentes. El objetivo era lograr un equilibrio en el plan de acción seleccionado para iniciar la transformación, especialmente en lo que respecta a la asignación de horarios para clases y horas dedicadas a la investigación.
En cuanto a los estudiantes, la Universidad buscaba ofrecer calidad de servicio, y para lograrlo, fue crucial identificar los aspectos que generaban insatisfacción entre la población estudiantil, logrando determinar con precisión qué aspectos debían abordarse para resolver las inquietudes de los estudiantes.
Información oportuna
En el proceso de inscripción actual, todos los estudiantes tienen la oportunidad de acercarse a un centro de atención al cliente, donde se les proporcionan los canales de comunicación necesarios para abordar cualquier pregunta o inquietud relacionada con su inscripción. Esto permite que las facultades accedan rápidamente a la información pertinente para gestionar acciones y ofrecer una respuesta más eficiente.