Inscripción integral: de la preparatoria al posgrado con Albus

¿Has imaginado alguna vez lo que implica la gestión de una universidad? Desde la preparatoria, el pregrado, hasta los programas de posgrado, cada línea de negocio tiene sus propios requisitos académicos y demandas tecnológicas que cumplir, siendo un desafío para la universidad en tiempo, recursos operativos e inversión. La complejidad de estás líneas de negocio cobra vida durante un proceso específico: la inscripción de materias. Cada línea maneja reglas distintas de oferta académica, de inicio de proceso, de acceso a grupos y de cálculo/ pago, que hacen que tanto el proceso como el sistema deban garantizar su cumplimiento para que la inscripción sea exitosa. Además, requieren una experiencia de usuario (UX) específica, adaptada al perfil y necesidades individuales de los estudiantes.

¿Cómo puede sobrevivir una universidad a esta complejidad sin comprometer la experiencia del estudiante?

Es una pregunta que muchas universidades se plantean a diario. En este artículo, te mostraremos cómo el Tecnológico de Monterrey (TEC) aborda este desafío usando Albus, garantizando un proceso de inscripción fluido y paralelo en PrepaTес, Pregrado y Posgrado.

25 Campus. 91.000 estudiantes

"Prepa" te prepara para el futuro

En México, el modelo educativo de preparatoria se compone generalmente de tres años de estudios posteriores a la educación secundaria donde los estudiantes se preparan académicamente para ingresar a la educación superior. El currículo de la preparatoria suele incluir materias básicas como matemáticas, ciencias, español, además de asignaturas optativas como idiomas, música, liderazgo, que permiten a los estudiantes explorar diferentes áreas de interés. Al finalizar este nivel, los estudiantes obtienen un certificado que les permite continuar con sus estudios superiores con una base sólida de conocimientos y habilidades. Después de tres años de implementar con éxito Albus en su proceso de pregrado, el TEC decidió ampliar su alcance al integrar esta herramienta de IA para mejorar ahora la experiencia de inscripción de los estudiantes de PreраТес. Este desafío no fue fácil, se inició por adaptar las reglas existentes de pregrado en función de los requerimientos de esta nueva población estudiantil, asegurando aspectos específicos como:

Crear una interfaz intuitiva y amigable diseñada específicamente para los estudiantes de preparatoria para luego integrarla con Banner y facilitar el proceso de cobro.
Habilitar nuevas reglas de la línea de idiomas para que cada estudiante curse el idioma y nivel adecuado a su programa, con información sobre su progreso actual, los niveles futuros a cursar y la flexibilidad para cambiar de idioma después de la selección inicial.
Garantizar que cada estudiante tuviera inscrita al menos una materia complementaria en su carga horaria, simplificando la gestión operativa para el ТЕС.
Ajustar las reglas de créditos para adaptarlas a la inscripción en preparatoria y notificar a los estudiantes los límites máximos permitidos (30 créditos estudiantes regulares y hasta 26 créditos en estudiantes becados).
Personalizar toda la experiencia de usuario de la herramienta con contenido, imágenes y videos adaptados a sus necesidades.

El poder de adaptación: Albus en posgrados

Confiados en la capacidad de Albus para adaptarse a los requerimientos específicos de cada línea de negocio, el TEC también llevó la herramienta a Posgrados, la cual se habilitó de Marzo-Abril 2024 para recibir 500 estudiantes de nuevo ingreso distribuidos en diversos programas entre Maestría, Especialización y Doctorado.

Nuevamente, este proceso de inscripción requería adaptar las reglas de negocio a las particularidades de posgrados y sus estudiantes, pero esta vez enfocado en...

Desarrollar un nuevo modelo de pagos que permitiera un único pago inicial de colegiatura y su integración con las plataformas internas del TEС.
Realizar ajustes específicos asociados a la oferta de pólizas de salud, facilitando la inscripción del estudiante y la gestión de la universidad.
Garantizar las reglas de crédito y elegibilidad requeridos en posgrado.

Los resultados obtenidos en la inscripción para posgrado confirman la capacidad de Albus para adaptarse a cualquier modelo y sus particularidades.

Próximamente, el TEC se prepara para inscribir con Albus a los 6,800 estudiantes de posgrado durante el mes de Julio 2024.

El impacto transformador de las plataformas unificadas

Las plataformas unificadas y con lA están transformando el panorama educativo al ofrecer eficiencia operativa, mejorar la experiencia del estudiante y garantizar la coherencia en la aplicación de reglas académicas durante todas las etapas del estudiante.

Estos son algunos de los beneficios obtenidos por el TEC al tener sus tres líneas de negocio con Albus:

Experiencia del estudiante: con un entorno unificado, los estudiantes experimentan una navegación más fluida y coherente en todos los aspectos de su vida académica, desde la inscripción hasta la graduación.
Eficiencia operativa: al consolidar la gestión de múltiples líneas de negocio en una única herramienta, la universidad simplifica sus procesos operativos, lo que se traduce en menos tiempo dedicado a la gestión y mantenimiento de diferentes sistemas.
Coherencia en la aplicación de políticas y reglas: mediante una sola herramienta que gestiona todas las líneas de negocio, la universidad puede aplicar políticas y reglas académicas de manera coherente en todos los niveles educativos, reduciendo la confusión y los errores administrativos.
Análisis de datos centralizado: al integrar todas las líneas de negocio en un solo entorno, la universidad tiene acceso a datos más completos y consistentes para análisis e informes. Esto facilita la toma de decisiones y la identificación de tendencias que benefician a todas las áreas de la institución.
Flexibilidad y escalabilidad: una herramienta centralizada y un entorno unificado ofrecen a la universidad la flexibilidad necesaria para adaptarse a cambios futuros, proporcionando una base sólida para el crecimiento y la innovación continua.