Albus y las redes sociales: la fórmula de la CUC para la inscripción
En un mundo cada vez más digital, las instituciones educativas están trabajando incansablemente para mejorar la experiencia de sus estudiantes y la Universidad de la Costa no es la excepción, dando un gran paso al utilizar estratégicamente las redes sociales para impulsar su proceso de inscripción con Albus.
Los desafíos de la inscripción en el pasado
Antes de la implementación de Albus, nuestra herramienta de inscripción inteligente, los estudiantes se enfrentaban a una serie de desafíos al matricularse. Tras efectuar el pago correspondiente a la inscripción, accedían al SIS de la universidad (SICUC) para completar su proceso, sin embargo, se encontraban con un sistema que no les proporcionaba una visualización clara de grupos y docentes, ni la información inmediata sobre modalidades de impartición o tipos de materias, lo que dificultaba la toma de decisiones y añadía pasos adicionales al proceso, llevando a algunos estudiantes a dedicar más de 40 minutos para completar su inscripción.
La situación se tornaba aún más complicada cuando todos los estudiantes intentaban inscribirse al mismo tiempo, ya que el sistema SICUC, basado en un lenguaje de programación antiguo, presentaba limitaciones en términos de escalabilidad y eficiencia, ocasionando la caída generalizada del sistema y quejas referente a la calidad del servicio ofrecido por la universidad.
Como consecuencia de esto y a que el sistema no era compatible con dispositivos móviles, los estudiantes se veían obligados a depender exclusivamente de sus computadores (desktop) para llevar a cabo la inscripción y en caso de enfrentar problemas técnicos, acudían personalmente a la universidad en busca de asistencia del equipo administrativo, lo que implicaba largas filas para encontrar soluciones.
Al concluir el proceso, los estudiantes contaban con un plazo de tres días para realizar ajustes, lo que requería que se pusieran en contacto nuevamente con un auxiliar académico para obtener acceso al sistema, agregando complejidad operativa al acompañar de forma personalizada todos los cambios.
Modernizando la inscripción…
La experiencia del estudiante con Albus ha experimentado una gran transformación desde su implementación en el 2021. Una de las características más destacadas es su enfoque "Mobile First", diseñado para que los estudiantes puedan llevar a cabo el 100% de su proceso de inscripción desde sus dispositivos móviles, impulsando así una experiencia ideal y sin complicaciones.
La necesidad de depender de un computador ha quedado en el pasado, ya que ahora los estudiantes pueden inscribirse desde cualquier lugar y dispositivo con total tranquilidad y confianza, no solo por la capacidad de Albus para atender a miles de estudiantes simultáneamente, sino porque además, va más allá al ofrecerles una propuesta inteligente y un avance curricular fácil de entender, que les brinda información y una visualización clara sobre grupos, docentes, modalidades, tipos de materias, entre otros, para que puedan tomar decisiones rápidas, aliviando significativamente la presión y facilitando el proceso.
Para aprovechar esta funcionalidad Mobile First, la Universidad de la Costa implementó una estrategia innovadora centrada en el uso de dispositivos móviles y las redes sociales para promover el proceso de inscripción en sus 11.000 estudiantes de pregrado.
1. Aprovechando las redes sociales
En primer lugar, la universidad comenzó a utilizar activamente las redes institucionales como Instagram, Twitter, Facebook y su página web, para sensibilizar a los estudiantes acerca de Albus y las mejoras realizadas al proceso de inscripción. En segundo lugar, estas redes se convirtieron en herramienta clave para anunciar la apertura de las inscripciones y persuadir a los estudiantes para que ingresaran a Albus, permitiendo llegarles de una manera más efectiva y conveniente.
Durante el último periodo de inscripción, se registró que el 71.4% de los estudiantes utilizaron sus dispositivos móviles para inscribirse, dada la practicidad y conveniencia del sistema.
Lograr que los estudiantes confíen plenamente en Albus para realizar toda la inscripción desde sus celulares, demuestra que la versión móvil funciona excepcionalmente bien, ya que les da una experiencia que es accesible y confiable.
2. Material de marketing y documentación
El equipo de comunicaciones, en colaboración con el departamento de Planeación, también creó videos tutoriales y documentación sobre el uso de Albus que fueron distribuidos a través de redes sociales para los estudiantes.
3. Notificaciones personalizadas
Otra de las características claves de Albus es su facilidad para ajustarse de forma nativa a los procesos de cada institución, lo que permitió que la universidad configurara mailings personalizados y automáticos que llegaban a cada estudiante para informarle sobre el inicio de la inscripción con un enlace directo al proceso, brindando una experiencia de onboarding única y atractiva.
Otros resultados
Los logros obtenidos no se limitan solo a las redes sociales y al uso móvil, ya que Albus ha logrado un gran impacto en la experiencia, tras 2 años de su implementación:
- Aceptación de asignaturas: el 42.6% de las asignaturas obligatorias propuestas por Albus fueron inscritas por los estudiantes, y el 38% de los grupos fueron aceptados sin modificaciones.
- Velocidad de inscripción: el 30% de los estudiantes ahora se inscribe en menos de 15 minutos y otro 40% en menos de 20 minutos, demostrando la facilidad del nuevo proceso.
La Universidad de la Costa ha demostrado que la innovación y la adaptación son cruciales para mejorar la experiencia de los estudiantes en la era digital, alineando sus procesos a las nuevas expectativas y encontrando nuevos canales para fortalecer la conexión entre la institución y sus estudiantes.
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