Albus en la inscripción: más eficiencia y mejor experiencia en menor tiempo
La Universidad Católica de Colombia (#UCatólicaCol) en su búsqueda por brindar una mejor experiencia a sus estudiantes y lograr mayor eficiencia en el proceso de inscripción de asignaturas o ajuste de horarios, implementó Albus, nuestra herramienta de inscripción inteligente basada en IA, que ofrece propuestas de horario y sugerencias de grupo personalizadas para cada estudiante según sus necesidades, perfil, avance curricular y reglas de negocio de la Universidad.
Antes de la implementación de Albus, la #UCatólicaCol utilizaba un modelo de inscripción en su sistema académico, en el cual brindaba a cada estudiante un turno de 45 minutos, y varias oportunidades adicionales para completar su proceso, tomando en consideración la coincidencia de procesos que se desarrollan en la universidad y la capacidad del sistema para atender la demanda simultáneamente. Esta metodología hacía que necesitaran 3 semanas aproximadamente para finalizar la inscripción de asignaturas, generando la necesidad de contar con una alta dedicación de tiempos y personal administrativo para acompañar este proceso y ayudar a los estudiantes a completar esta actividad.
Para el período 2023-3, la #UCatólicaCol y Foris se plantearon aprovechar al máximo las funcionalidades nativas de Albus, de cara a ampliar la capacidad de la institución para atender a un mayor número de estudiantes por turno, en menos tiempo y con una mejor experiencia de inscripción.
Los resultados logrados:
Apertura generalizada de la inscripción
La capacidad del sistema permitió cambiar el modelo de inscripción por uno de apertura generalizada, ya que, a diferencia del anterior, se definieron tres turnos únicos de dos días hábiles cada uno, logrando que más de 6.569 estudiantes completaran su proceso en tan sólo 7 días.
Inscripciones rápidas y eficientes
Gracias a la propuesta de horario personalizada que los estudiantes reciben durante su inscripción, el tiempo requerido para completar todo el proceso se redujo en promedio a 15 minutos, tiempo en el cual los estudiantes lograron inscribir aproximadamente 6 materias.
Uso de dispositivos móviles
Dado que se permite realizar la inscripción desde dispositivos móviles, la universidad promovió esta opción para ofrecer a los estudiantes una experiencia más cómoda y moderna. Durante este periodo, el 43% de los estudiantes optó por realizar su proceso a través del celular, aprovechando la conveniencia y flexibilidad que este les brinda.
No importa donde se encuentre el estudiante
La implementación de esta herramienta permitió a los estudiantes de la universidad realizar la inscripción de asignaturas sin importar el sitio donde se encontrará, no solo en Colombia, sino en otros países y continentes.
Eficiencia en las primeras horas de inscripción
En los tres turnos programados, más del 70% de los estudiantes logró completar su proceso en las primeras dos horas de apertura de la inscripción. Esto significa que ingresaron al sistema al mismo tiempo y en solo dos horas, la gran mayoría ya había finalizado su proceso.
A continuación, presentamos el comportamiento de la demanda con el nuevo modelo de inscripción durante uno de los turnos habilitados. En el gráfico se observa que una vez se abre la inscripción a las 9 a. m., hora Chile, (8 a.m. hora Colombia) los estudiantes acceden al sistema simultáneamente y la demanda experimenta un crecimiento constante que se mantiene por una hora aproximadamente, para luego disminuir rápidamente.
Propuestas aceptadas sin modificaciones
Los motores de recomendación de Albus ofrecieron asignaturas precisas según el avance curricular de cada estudiante, ya que estos aceptaron el 87% de las asignaturas obligatorias dentro de la propuesta inicial. Además, una amplia mayoría de estudiantes aceptó el 70% o más de los grupos obligatorios recomendados, sin realizar ninguna modificación o cambio, permitiéndoles cerrar rápidamente su inscripción con un alto grado de satisfacción.
Automatización para nuevos estudiantes
La implementación de Albus también alivió significativamente la carga administrativa asociada a la creación de horarios para los estudiantes nuevos. En este sentido, el sistema construyó automáticamente los horarios para todos los estudiantes nuevos o recién ingresados, ofreciendo opciones que se ajustaban a las reglas establecidas por la universidad.
La implementación de Albus en la Universidad Católica de Colombia representa una mejora significativa para el proceso de inscripción de asignaturas, al permitir atender a un mayor número de estudiantes en menos tiempo, optimizando así la eficiencia administrativa. Además, Albus facilitó la empleo de un modelo de inscripción equitativo y personalizado, en el cual los estudiantes ingresan al sistema simultáneamente y tienen igualdad de oportunidades para obtener los cupos en las materias deseadas. Esto ha incrementado su satisfacción por un proceso ágil, justo y adaptado a sus necesidades particulares.