Optimizar el uso de la infraestructura fue sólo el comienzo para la UPB
Hace siete años la Universidad Pontificia Bolivariana de Colombia (UPB) enfrentó el desafío de adoptar una estrategia para reaccionar rápidamente al escenario de crecimiento que se le presentaba. Partieron por modificar el edificio de ingeniería y trasladaron algunos de sus cursos a las aulas de su colegio de primaria, mientras encontraban una solución más definitiva para optimizar y aprovechar al máximo la infraestructura de la Universidad.
Paralelamente, los responsables académicos tenían la necesidad de una herramienta de fácil y rápido uso, por lo que recurrieron a planillas de excel con fórmulas y datos que permitieran lograr una planificación adecuada. Además, se preocuparon por conocer metodologías utilizadas en universidades de Estados Unidos para mejorar el uso de sus infraestructuras.
Por último, encontraron en Foris la solución adecuada y decidieron quedarse. Descubrieron que con nuestra solución podían mejorar el uso de los salas de la UPB y la comodidad de sus estudiantes.
Comenzaron con un piloto que tenía un único objetivo: trasladar a los estudiantes de su colegio a la universidad
Cargaron en el software los datos de las salas, mallas curriculares, grupos y alumnos. Las primeras simulaciones fueron sorprendentes, ya que demostraron que los salas actuales eran muy grandes y que al crear grupos más pequeños se podría optimizar el uso de la infraestructura. Inmediatamente, en colaboración con el arquitecto, tomaron la decisión de dividir las aulas para solucionar un problema que había estado preocupando al área académica durante meses.
"Uno de los mayores logros fue acomodar a los estudiantes en salas adecuadas a sus necesidades". Daniela Castaño, Coordinadora de Programación Académica.
Cultura de datos
El camino hacia la mejora de los procesos siempre contó con el apoyo incondicional de los directivos de la Universidad.
Desde el principio, se estableció una sólida cultura de datos que que surgió con el propósito de optimizar la utilización de las salas, pero que finalmente resultó ser de gran ayuda en la reducción de horas programadas. Los grupos fueron perfeccionándose gradualmente, ajustándose a la planificación docente y teniendo en cuenta la disponibilidad horaria de cada profesional para impartir sus conocimientos.
Un logro destacable del equipo académico fue la estandarización de los nombres de las asignaturas, permitiendo una mejor organización interna.
Equipo multidisciplinario y mejora continua
Cada facultad de la UPB contaba con un director académico, un asistente administrativo y un responsable de los espacios físicos. Mediante la conexión de todos ellos en una misma plataforma, se logró centralizar la información para la búsqueda del mejor escenario. Esto evitó la duplicación de planificaciones y la ocupación innecesaria de salas para eventos específicos que luego quedaban desaprovechadas durante el resto del semestre.
Se pasó de veinticuatro las personas que dedicaban sus horas de trabajo durante meses a conseguir la mejor planificación y proyección para el semestre, a cuatro personas quienes llevaban adelante estos procesos con Darwin, mientras que el resto se abocaba a otras tareas, como atender los requerimientos de los alumnos y esforzarse por una mejora continua.
"Junto a Foris logramos definir un equipo multidisciplinario para llevar adelante el proceso de transformación dentro de la Universidad". Daniela Castaño, Coordinadora de Programación Académica.
Pero los avances no terminaron ahí...
Todas las estrategias realizadas en Medellín se replicaron a otras sedes de la Universidad, logrando que Darwin estuviera presente en Palmira, Montería y Bucaramanga. Además, realizaron la transición a Banner 9 e implementaron Ethos de Ellucian, facilitando así la integración de todas sus soluciones.
+27,000 estudiantes / +6,000 docentes / 4 sedes