¿Aulas llenas?: la magia de Darwin en la UAustral de Chile
imagen- Universidad Austral.
En el 2023 la Universidad Austral de Chile enfrentaba importantes desafíos para lograr eficiencia en la asignación de recursos y garantizar una buena experiencia educativa para estudiantes y docentes. Su asignación de salas y horarios era manual y no contaba con un sistema de optimización de grupos y horarios, lo que generaba ineficiencias en todo el proceso. Sin embargo, con la implementación de Darwin, nuestra herramienta de Inteligencia Artificial para optimizar la planificación académica, la institución ha experimentado una transformación notable en su enfoque hacia la mejora continua.
Antes de Darwin: desafíos y limitaciones
El proceso de planificación académica se caracterizaba por ser descentralizado y manual. Cada una de las 17 carreras de la Sede Puerto Montt (en donde se realizó la primera implementación), generaba su solicitud de reserva de espacio físico, mientras que las direcciones de escuela haciendo uso de Excel, asumían la responsabilidad de planificar los horarios de estudiantes y las unidades académicas de los docentes, basándose en planificaciones académicas anteriores y datos históricos por materias, para hacer posteriormente ajustes en cada semestre. Sin embargo, el problema central surgía cuando a cada facultad se le asignaban salas que no cumplían con los requisitos específicos para la impartición de cada materia, como el caso de aulas pequeñas asignadas a grupos grandes de estudiantes.
La falta de eficiencia en la asignación de recursos físicos llevaba a la institución a creer erróneamente que sus edificios eran insuficientes y que debían considerar la construcción de una nueva instalación para cubrir con la demanda estudiantil.
Esta situación afectaba directamente la experiencia de estudiantes y docentes. Los estudiantes expresaban quejas debido a que debían desplazarse casi 10 minutos entre campus o pabellones para asistir a sus clases. Además, tenían horarios con espacios libres que los obligaba a permanecer durante largos periodos en la universidad sin actividad académica o incurrir en costos adicionales de movilización para regresar a sus residencias.
Adicionalmente, la unidad responsable de la gestión de salas se veía afectada por re- procesos al buscar constantemente alternativas para nuevas asignaciones cuando surgían problemas con los espacios físicos, sumando así una carga de responsabilidad a sus tareas.
¡Adiós a los problemas!: Darwin llega para quedarse
La Universidad Austral de Chile decidió implementar Darwin como herramienta de IA para su proceso de asignación de salas y horarios, con el objetivo de optimizar la asignación de espacios físicos y confirmar si necesitaban construir nuevas instalaciones.
El proyecto de implementación inició el 2023 y generó la demanda estimada y la planificación académica para el periodo 2023-2 en la sede de Puerto Montt.
¿Qué lograron?
Darwin introdujo cambios significativos en toda la gestión académica de la Universidad. En primer lugar, permitió verificar que las salas existentes si eran suficientes para atender las necesidades de las 17 escuelas, representando un ahorro importante de recursos y evitando la construcción de nuevas instalaciones.
Además, logró una asignación más eficiente de las salas, ajustándolas de acuerdo a su capacidad y las necesidades específicas de cada grupo de estudiantes y materias.
Asignación Maestra: Darwin y sus números en la UAustral...
- El porcentaje de aprobación de la proyección de demanda para el periodo 2023-2 por parte de las 17 escuelas fue del 94%.
- Darwin acertó en un 88% la proyección de demanda vs las inscripciones reales de estudiantes que se tuvieron en el periodo 2023-2.
- En cuanto a la asignación realizada por Darwin:
- Asignó el 99.75% de horarios para las sesiones requeridas.
- Asignó el 97.96% de salas para las sesiones requeridas.
- Asignó el 88.14% de docentes para las sesiones requeridas.
- Las escuelas de Puerto Montt aceptaron en un 61.4% la programación generada por Darwin, y el 36.6% restante fue ajustado mediante el Editor de Horarios, nuestra herramienta de ajuste rápido y efectivo de horarios, que permitió que cada escuela modificara la planificación de acuerdo a sus particularidades.
Salas
Uno de los aspectos más destacados de esta transformación fue la mejora en la distribución horaria, para el 2023-2 se observó un uso de salas promedio de 41.6%, evidenciando una distribución más homogénea que evitó concentraciones en ciertos bloques horarios.
Nota: El viernes se presenta menor asignación de sala debido a que varios programas no imparten asignaturas este día.
Imagen2- Tabla1 - Distribución homogénea en la utilización de las salas de los diferentes bloques horarios, evitando la concentración del uso de salas en unos bloques horarios específicos.
Inscripciones vs grupos
Para el 2022-2 se calcularon 18.938 inscripciones y 825 grupos para todas las asignaturas componentes.
Para el 2023-2 se calcularon 20.341 inscripciones y 667 grupos para todas las asignaturas componentes, lo que significa un aumento del 7% en el número de inscripciones y una disminución del 19% en el número de grupos.
Imagen3 - Número de grupos y número de inscripciones
Inscripciones vs horas programadas
Para el 2022-2 se calcularon 18.938 inscripciones y 55.097 horas programadas en el semestre para todas las asignaturas componentes.
Para el 2023-2 se calculan 20.341 inscripciones y 36.730 horas programadas en el semestre para todas las asignaturas componentes, lo que representa una disminución del 33% en el número de horas programadas.
imagen4- Inscripciones Vs horas programadas
Estudiantes promedio por grupos
El número de estudiantes promedio por grupo para el 2022-2 fue de 23 estudiantes y para el 2023-2 de 30 estudiantes, lo que representa un aumento del 30% de los estudiantes por grupo.
imagen5- Número de grupos y número de inscripciones
Más allá de los números, una revolución cultural
Además de los excelentes resultados obtenidos, Darwin también ha transformado la dinámica laboral de los equipos, instaurando una cultura de trabajo enfocada en la mejora continua de la planificación académica. Esta transformación llevó a los docentes a tener una percepción positiva del proceso, al evidenciar mejoras en la calidad de sus horarios gracias a la intervención de la IA. Lo mismo ha sucedido con la comunidad universitaria en general, quienes progresivamente se han ido adaptando a los nuevos procesos al ver mejoras en el servicio para docentes y estudiantes, confirmando que la eficacia de Darwin no se limita solo a la eficiencia operativa, sino que impacta directamente en la experiencia académica.