Oferta horaria flexible con IA
La apuesta de la Universidad Javeriana Cali por transformar su planeación académica
En un entorno educativo cada vez más dinámico, donde la flexibilidad académica es clave para responder a las expectativas y trayectorias individuales de los estudiantes, la Pontificia Universidad Javeriana sede Cali dio un paso decisivo hacia su transformación digital. Con más de 8,500 estudiantes, se propusieron resolver uno de sus mayores retos operativos: ofrecer una oferta horaria que respondiera de manera eficiente a una demanda diversa y cambiante. Para lograrlo, apostaron por Darwin y su inteligencia artificial como aliado estratégico en la modernización de su proceso de planeación académica.
Flexibilidad curricular como propósito institucional
La Universidad tiene como propósito anticiparse y responder a las necesidades cambiantes de sus estudiantes a través de un enfoque de flexibilidad curricular en los planes de estudio, los cuales se componen de asignaturas disciplinares, institucionales, énfasis y opciones complementarias de otros programas. Esta apuesta va mucho más allá de adoptar un modelo académico más dinámico; implica también una evolución estratégica que integra tecnologías avanzadas para optimizar la gestión operativa y, al mismo tiempo, elevar la calidad de la experiencia educativa.
La complejidad de este enfoque radica en ajustar los programas académicos a las trayectorias individuales de cada estudiante en un contexto donde el aprendizaje se vuelve cada vez más personalizado y las competencias profesionales se transforman constantemente.
La universidad comprendió que alcanzar esta visión demandaba la implementación de herramientas inteligentes y flexibles capaces de enfrentar esa complejidad con eficacia, al tiempo que solucionaban los retos propios de la operación académica.
El reto: más allá de los cupos
Antes de implementar Darwin, la universidad vivía una realidad conocida por muchas instituciones de educación superior en América Latina:
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Insatisfacción estudiantil causada por la demanda no satisfecha al momento de la inscripción de asignaturas, ya que muchos estudiantes no encontraban cupos en horarios compatibles con sus necesidades y trayectorias académicas.
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Coexistencia de planes de estudio antiguos y nuevos junto con desniveles curriculares entre estudiantes que dificultaba el diseño de horarios comunes que atendieran a todos los perfiles. Aunque los estudiantes podían inscribir hasta 18 créditos académicos, muchos tenían problemas para encontrar combinaciones de materias cuyos horarios fueran compatibles, limitando su avance académico.
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Proceso de asignación de espacios manual con alta carga operativa para el equipo académico. A pesar del esfuerzo, no siempre se lograba reflejar las condiciones reales de cada asignatura, especialmente por la disponibilidad limitada de salas.
Todo esto hacía que el proceso de inscripción fuera estresante tanto para estudiantes como para el equipo académico, impactando no solo a nivel operativo sino directamente en la experiencia educativa.
La apuesta por la inteligencia artificial
Desde 2019, la Universidad Javeriana comenzó a explorar soluciones basadas en inteligencia artificial para transformar su planeación académica y mejorar la experiencia de inscripción de sus estudiantes. Tras un proceso competitivo con diferentes herramientas del mercado, eligieron Darwin, nuestra solución de planificación académica inteligente, implementada en alianza con Implemental System, por su amplio alcance funcional y una propuesta económica competitiva.
Las expectativas eran claras:
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Generar escenarios de simulación tipo “What If”, que permitieran variar parámetros y datos de entrada para anticipar y resolver problemas de asignación antes de que surgieran.
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Mejorar la calidad y la gestión de la información utilizada en la planificación académica, para obtener indicadores clave y fortalecer el proceso de toma de decisiones.
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Parametrizar reglas específicas adaptadas a su modelo académico, para facilitar una inscripción más precisa y alineada a su contexto educativo.
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Mejorar el proceso de estimación de demanda para asignaturas transversales, con el fin de evitar la creación de mini grupos ( grupos de menos de 10 estudiantes.) generados por horarios que solo benefician a una carrera específica.
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Optimizar la oferta de grupos sin limitar las opciones de horario para los estudiantes.
Un proyecto con impacto real
El proyecto inició el 21 de marzo de 2023 y, en solo 8 meses, logró poner en producción los primeros horarios optimizados con inteligencia artificial. A partir del 14 de noviembre de 2023, los estudiantes pudieron experimentar directamente los beneficios de Darwin.
Highlights del proyecto:
|Inicio | 21 de marzo de 2023| |Salida a producción | 14 de noviembre de 2023| | Duración total | 8 meses|
Los resultados fueron contundentes:
En el siguiente cuadro se presentan los principales indicadores académicos globales correspondientes a los periodos 2023-2, 2024-1 y 2024-2. Estos datos permiten identificar el impacto de Darwin en la planificación académica de la Universidad Javeriana Cali.
Grupos
Se registra una disminución de grupos del 6,2% en 2024-1 y del 5,8% en 2024-2 en comparación con 2023-2. Esta reducción se da a pesar del crecimiento en la matrícula.
Compactación
La compactación, medida por el tamaño promedio de los grupos de clase, aumentó un 33%, pasando de 18 a 24 estudiantes por grupo entre los periodos 2023-2 y 2024-2. Este incremento, siempre que la infraestructura lo permita, es clave para optimizar la apertura de grupos.
Gracias a la mayor compactación alcanzada en el periodo 2024-1, la universidad ha logrado atender a una matrícula más amplia utilizando un menor número de grupos en comparación con el periodo anterior.
Mini grupos
La cantidad de mini grupos se redujo en un 52,5%, pasando de 630 a 299 entre 2023-2 y 2024-2. Esta disminución se correlaciona directamente con el aumento del tamaño promedio de los grupos (compactación).
“Cuando las normativas académicas y la infraestructura lo permiten, reubicar estudiantes de minigrupos en grupos más grandes se convierte en una acción clave para mejorar la eficiencia en la programación académica”.
Satisfacción estudiantil
Entre los periodos 2023-2 y 2024-2, los reportes por problemas de cupo disminuyeron del 56% al 35%, y los conflictos por cruces de horario pasaron del 50% al 32%. Esta reducción sostenida refleja una planificación académica más eficiente, con mejores condiciones y alineada con las necesidades estudiantiles, fortaleciendo así la satisfacción y percepción positiva del proceso de matrícula.
4 beneficios de Darwin en la Universidad Javeriana Cali
Desde marzo de 2023, la Universidad Javeriana Cali ha registrado mejoras significativas tanto en la operación académica como en la satisfacción de sus estudiantes. Entre los principales beneficios de implementar Darwin destacan:
- Optimización de la oferta horaria: mayor factibilidad entre asignaturas, minimizando choques horarios y facilitando el acceso a las materias requeridas, evitando retrasos en el avance académico.
- Incremento en la satisfacción estudiantil: oferta de horarios más equilibrada y flexible, permitiendo a los estudiantes gestionar mejor sus créditos e inscribir materias de acuerdo con su avance curricular.
- Proyección y estimación de la demanda: integración entre las áreas académicas, permitiendo además proyectar escenarios de presupuesto basados en estimaciones más precisas de la demanda.
4. Generación de múltiples escenarios: facilitó la evaluación de diversas opciones de planificación, permitiendo seleccionar el escenario que mejor se ajustara a los objetivos institucionales.
Con Darwin, la Universidad Javeriana Cali no sólo resolvió un desafío operativo sino que sentó las bases de una gestión académica más ágil, estratégica y orientada al éxito y experiencia de sus estudiantes; un paso decisivo hacia los retos del futuro de la educación superior.